איך להיות אפקטיביים בעבודה מהבית?

נגיף הקורונה והריחוק הציבורי איתו הוא הביא, הכניס לתודעה הציבורית את המושג "עבודה מרוחקת".

בתוך ימים ספורים נחשפנו לעשרות אפליקציות לניהול עובדים מהבית וכמובן כלים רבים שמאפשרים לנו לנהל שיחות וידאו ולהמשיך את השגרה כרגיל. (מי אמר זום…)

עסקים וארגונים רבים החלו להתרגל לשגרת העבודה החדשה וגם כאשר התקנות אישרו את החזרה לשגרה – הם המשיכו לנהל את שגרת יומם בעבודה מהבית, חלקית או מלאה.

אך השגרה החדשה שנכפתה עלינו היא לא ממש "חדשנית" ועסקים רבים ברחבי העולם, אירופה וארה"ב בעיקר, אימצו את שיטת העבודה המרוחקת כבר לפני כמה שנים וגילו כי דרך העבודה הזו לעיתים עדיפה על עבודה מסורתית מהמשרד.

מדובר על מגמה שהחלה כבר לפני כמה שנים ובחסות הטכנולוגיה הפכה להיות אפקטיבית מאוד.

מדוע?

נניח לצורך הדוגמא שאני פותח עסק בניו ג'רזי ואני צריך לגייס עובדים. עד לפני כמה שנים, הייתי חייב להגביל את הגיוס לאיזור ניו ג'רזי בלבד. ואז קרה משהו, בעלי עסקים הבינו שהם לא חייבים את העובד שלהם צמוד במשרד אלא אפשר לנהל אותו גם מרחוק – והחלו לגייס אנשים מכל ארה"ב בעבודה מרוחקת.

ומה אז קרה?

בעלי עסקים הפסיקו להתפשר על העובדים שלהם וגייסו את האנשים הטובים ביותר בתחומם בלי קשר לאזור המגורים שלהם, בארה"ב או בכלל, בכל מקום בעולם.

ועובדים, כבר לא חייבים לעבור לעיר הגדולה כדי לקבל משרות טובות אלא יכולים גם להישאר בפריפריה. בארה"ב כיום 25% משוק העבודה עובד בצורה הזו כאשר המגמה הזו צפויה להגיע ל-50% תוך 10 שנים.

בתחילת דרכי בעולם האיקומרס, בשנת 2013, התחלתי לעבוד מהבית. החודשים הראשונים היו קשים למיקוד ולאפקטיביות, אבל עם הזמן למדתי לנהל את עצמי ובהמשך גם לנהל צוות בצורה הטובה והיעילה ביותר ובפסקאות הקרובות אני אשתף אתכם ב-3 תובנות שגיבשתי עם השנים והשיטות שעזרו לי לנהל את עצמי, את העסק ואת העובדים מסביב העולם.

1. ניהול לו"ז – עבודה מהבית

אחד הדברים החשובים ביותר בעבודה מהבית זה ניהול לו"ז יומי. בכל בוקר הכינו את רשימת המשימות היומיות שלכם ותסדרו אותה לפי שעות, אך כאן טמון מוקש קטן. יש פער בין מה שאנחנו חושבים שאנחנו יכולים לעשות לבין מה שאנחנו יכולים לעשות בפועל – הפער הזה משתנה בין אדם לאדם – חלק מהאנשים חושבים שהם יכולים להספיק יותר דברים ממה שקורה בפועל, וחלק חושבים שהם יכולים להספיק פחות. חשוב להיות קשובים לאמת של החיים ולייצר לו"ז אשר ישקף בצורה הנכונה ביותר את המשימות שאותן אתם אכן יכולים להתחיל ולסיים בזמן שהקצבתם להם, גם כדי להיות אפקטיביים אבל בעיקר בשביל תחושת הניצחון של סימון V על משימה בזמן שהקצבתם – זה מה שייצר את המוטיבציה למשימות הבאות. על מנת לנהל את הלו"ז בצורה היעילה ביותר אתם חייבים לעבוד עם אמצעי עזר, הפשוט ביותר זה מחברת – שם אנחנו רושמים את המשימות ואת השעות ומיד לאחר ביצוע המשימה – מוחקים אותה. למתקדמים שבינינו, אפליקציות לניהול משימות בנייד ובמחשב כמו המשימות של אפל, Tasks, Any.do וכו'.

2. ניהול צוות

על מנת לנהל צוות בצורה הטובה ביותר, גם ללא קשר לעבודה מרוחקת, אני ממליץ בחום להשתמש באחת מאפליקציות המוצלחות לניהול צוותים ומשימות הקיימות בשוק. Monday, Asana, Trello וכו' למי שלא מכיר, מדובר על כלים לניהול צוותים אשר מאפשרות למנהל ולצוות להיות בבקרה מלאה על כל משימה מהרגע שהיא נוצרת ועד להשלמתה עם אפשרויות אינסופיות לניהול המשימה הכוללות התכתבות בין אנשי הצוות במשימה, ניהול קבצים, ניהול משימות מרובות עובדים וכו'.

3. שעות עבודה

כידוע, הפיתויים בבית רבים, החל מהמשימות השוטפות בבית ועד לצפייה בפרק של הסדרה האהובה עלינו בנטפליקס. להבדיל מהגישה המסורתית, מחקרים רבים הוכיחו באופן חד משמעי שהפסקות מתודיות במהלך יום עבודה משפרות את האפקטיביות ואת הביצועים. לכן, בניהול הלו"ז היומי, הכניסו באופן יזום הפסקות לביצוע דברים שאינם קשורים לעבודה, וכן – אין שום דבר רע בלשבת ולראות פרק בטלוויזיה לאחר ארוחת צהריים. מה שעומד מאחורי הרעיון זה שכאשר המח שלנו לא עסוק בשוטף ואנחנו מייצרים לו הפסקות מלאכותיות – אנחנו מפעילים את האונה הימינית במח שאחראית על היצירתיות ובכך אותו המח מייצר לנו לא מעט רעיונות ותובנות. תחשבו על כמות הרעיונות המעולים שעולים לכם במקלחת, לא בכדי מדובר על הזמן היצירתי ביותר שלכם במהלך היממה. ישנם מחקרים רבים ושיטות עבודה שונות אשר מדברים על שעות עבודה והפסקות לקיום מאזן נכון בין היצירתיות לאפקטיביות – ההמלצה שלי היא לעבוד במתווה הבא: 40 דקות עבודה – 20 דקות הפסקה

בצורה הזו תגלו שה-40 דקות עבודה, אפקטיביות הרבה יותר מאשר 8 שעות עבודה רצופות.

שריר העבודה מהבית הוא שריר שכל אדם חייב לפתח, כי לשם הולך עולם העבודה. לארגונים הגדולים והותיקים וגם לעסקים הקטנים והבינוניים היה קשה לאמץ את שיטת העבודה הזו מסיבות שונות ומגוונות אך בגדול מדובר על חשיבה עתיקה ומקובעת.

כעת, כאשר נגזר עלינו לפתח את השריר הזה, אנחנו מכריחים את הצוות ואת העובדים שלנו להתרגל לשגרה החדשה ולקיים מהלך עבודה תקין (ככל האפשר) גם מהבית. והפלא ופלא – לא מעט עובדים מצליחים להמשיך את שגרת העבודה גם מהבית ומגלים לא מעט דברים בנוגע לכך:

• מייל אחד יכול לחסוך שעה שלמה של פגישה מרובת משתתפים

• כאשר עובדים בחדר סגור בבית, על אף שיש ילדים בסלון, רמת הפוקוס גבוהה הרבה יותר ופריון העבודה עולה.

• הרשת מלאה בכלים ואמצעים טכנולוגיים שרק אם נדע לאמץ אותם כמו שצריך – נוכל לנהל שגרת עבודה יעילה יותר – לנו ולארגון שבו אנחנו עובדים, למשל – פגישות וירטואליות, מערכות לניהול משימות וצוותים וכן הלאה.

היקום כפה עלינו שגרה חדשה, בוא נפיק ממנה את המקסימום ונאמן את שריר העבודה המרוחקת. לאחר שהסערה תחלוף – תגלו כי השריר הזה מאפשר לכם להרחיב את האופקים ולמעשה לעבוד עם כל עסק או ארגון בארץ או בעולם בלי קשר למיקום הגיאוגרפי שלו.